巴西海關要求所有的費用(包括預付和到付費用)，及其明細都必須被清楚地列在提單上/“freight as per agreement”等字樣是不被允許的。
海運提單(seaway bill )，電放提單,dummy 提單, 可轉讓提單(to order)是不接受的。
保證集裝箱號，封條號的準確性是非常重要的。
只能以公尺制的方式正確顯示重量
貨物描述必須正確反映集裝箱所裝貨物(包括正確的件數/包數)
進口提單上必須填有ncm(harmonized cargo code)號碼，至少須填開始4位數(fak和gdsm 不允許作為貨物描述)
所有提單上必須填寫cnpj (巴西公司在國內的注冊號碼)或者cpf(如有個人財物)
不接受cfs貨物
提單上客戶信息必須真實完整(公司名稱，詳細地址，電話，傳真等)，收貨人/通知人的地址必須是在巴西境內，巴西境外的收貨人是不接受的。
在貨物描述處不允許填有貨值申明
商業發票需5份用英文或葡文填定的商業發票。發票必須由制造商、銷售商和中間商分別用英文或葡文填定出詳細的有關裝船的情況，并附有英、葡兩種文字的產品說明書。發票還應申明產地和確切的價格。出口商可向進口商詢問是否需要出口國商業部門對貨幣價格的證明和公證材料。巴西海關對于沒有呈報商業發票的行為，其懲罰的金額將等同于關稅;當商業發票與報關單不符時，罰金將是關稅的1%～5%。
提貨單要求有5份不可轉讓的提貨單。一份附于商業發票后。所有的提貨單或貨運清單必須用數字和文字注明運費。
原產地證明一般不需要，因為商業發票上已注明產地。如果需要，則應備有兩份正式的產地證明，由商業部門證明并附有公證。
衛生許可證有些貨物如動物、動物制品、種子和植物等需要衛生證明。衛生證明首先必須經過公證，然后送交巴西使領館認證。出口商可就有關問題詢問進口商。


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