收到發貨人的發貨預報后,向航空公司噸控部門領取并填寫“訂艙單”,提供相應信息:貨物名稱、體積(必要時提供單件尺寸)、重量、件數、目的地、要求出運時間、其他運輸要求(溫度、裝卸要求、貨物到目的地時限等)。貨物人庫以后,根據實際接收的發運貨物,與之確認委托書中各項欄目訂艙細節,向航空公司確認訂艙。
航空運輸包括集中托運和直接運輸兩種,航空貨運單也包含了主運單和分運單。航空貨運單是發貨人收結匯的主要有效憑證,因此運單的填寫必須詳細、準確、嚴格符合單貨一致、單單一致的要求。
代理人在收取貨物之后,進行集中托運,需要把來自不同托運人的貨物集中到一起,交給航空公司,代理人和航空公司需要簽發一個航空運單作為憑證,這就是主運單。通常情況下,一份主運單對應多份分運單。一票集中托運貨物的所有分運單都要裝在結實的信封內附在主貨運單后,并在貨運單“nature and quantity(性質和數量)欄內注明:“consolidation as per attached manifest”,意為“集中托運貨物的相關信息附在隨帶的艙單中”。
分運單是指在進行集中托運貨物時,從各個托運人處收取貨物時,集運商需要簽發給各個實際托運人的一個航空運單憑證。因此在分運單中填寫的托運人和收貨人為貨物真正的相關聯系人。
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