外貿單證是外貿交易中
不可或缺的重要環節
熟練掌握外貿單證的流程
才有助于保障
外貿交易的安全、順利進行
不過
外貿單證相關知識點較多
要熟練掌握還真是不容易
別擔心！
今天用淺顯易懂的方式
為大家介紹外貿單證的完整流程
以及5個風險防范建議
希望對正在做外貿行業的朋友
能夠有所幫助
外貿單證流程
1
客戶詢盤
一般在客戶下purchase order （一般簡稱為po）之前，都會有相關的order inquiry給業務部，做一些細節上的了解。
2
報價
業務部及時回復客人詢盤，確定貨物品名、型號、生產廠家、數量、交貨期、付款方式、包裝規格及柜型等，制作成正式報價單quotation給客戶。報價單需要用你司抬頭以及注明客戶信息，也別忘了注明報價的有效期。因為匯率和原料價格的波動，報價可能視情況進行調整，因此注明報價有效期為以后調價做好鋪墊。
3
接收訂單
經過洽談，客戶確認報價后會發送訂購單purchase order給業務員，并要求業務員制作形式發票proforma invoice（一般簡稱為pi）。業務員制作完pi，發給客戶確認。
4
準備生產訂單
得到客人的訂單確認后，開始準備給工廠下單。
5
業務審批
按照一般的公司流程，業務部收到訂單后，制成訂單明細，連同客戶訂單復印件一起交由管理人員審批后再交給部門跟單員跟進，沒有跟單員的公司，業務員自行跟進。
6
下達生產通知
業務部在確定交貨期后，滿足下列情況可下達生產通知,通知工廠按時生產：
①如果是l/c付款的客戶，通常是在交貨期前1個月確認l/c已經收到，然后業務員和單證員分別審查信用證，檢查是否存在錯誤，交貨期能否保障及其它可能的問題，如有問題應立即請客人改證。
②如果是t/t付款的客戶，要確認定金已經到賬。
③如果是放帳客戶，或通過銀行d/a等方式收匯等，需經理確認。
7
驗貨
①在交貨期前一周，要通知驗貨員驗貨。
②如果客人要自己或指定驗貨人員來驗貨的，要在交貨期一周前，約客戶查貨并將查貨日期告知計劃部。
③如果客人指定由第三方驗貨公司或公正行等驗貨的，要在交貨期兩周前與驗貨公司聯系，預約驗貨時間，確保在交貨期前安排好時間。確定后將驗貨時間通知工廠。
8
制備基本文件
根據工廠提供的裝箱資料，制作出口合同，出口商業發票，裝箱單等文件（一般由業務跟單員制作，交給單證員）。
9
商檢
如果是國家法定商檢產品，在給工廠下訂單時要說明商檢要求，并提供出口合同，發票等商檢所需資料。而且要告訴工廠將來產品的出口口岸，便于工廠辦理商檢。應在發貨一周之前拿到商檢換證憑單/條。
10
租船訂倉
①如果給客戶的報價是基于fob條款，通常客人會指定貨代。盡早與貨代聯系，了解將要安排的出口口岸，船期等情況，確認工廠的交貨能否早于開船期至少一周以前，以及船期能否達到客人要求的交貨期。應在交貨期兩周之前向貨運公司發出書面定倉通知（shipping order，簡稱so），通常在開船一周前可拿到定倉紙。
②如果是由賣方支付運費，應盡早向貨運公司或船公司咨詢船期，運價，開船口岸等。經比較選擇價格優惠信譽好船期合適的船公司，并通告給客人。如客人不同意要另選客人認可的船公司。開船前兩周書面定倉，程序同上。
③如果貨物不夠一個小柜需走散貨時，向貨代公司定散貨倉位。拿到入倉紙時，還要了解截關時間，入倉報關要求等內容。
11
安排拖柜
①貨物做好并驗貨通過后，委托拖車公司提柜，裝柜。拖車公司應選擇安全可靠，價格合理的公司簽定協議長期合作，以確保安全及準時。要給拖車公司提供以下資料：定倉確認書/放柜紙，船公司，定倉號，拖柜委托書，注明裝柜時間，柜型及數量，裝柜地址，報關行，及裝船口岸等。如果有驗貨公司看裝柜，要專門聲明不能晚到。并要求回傳一份上柜資料，列明柜號、車牌號、司機及聯系電話等。沒有長期合作的拖車公司也可讓貨代安排貨運事宜并在向貨代支付本地費時一并支付提貨相關費用即可。
②發送一份裝車資料給工廠，列明上柜時間、柜型、訂倉號、訂單號、車牌號以及司機聯系電話。
③要求工廠在貨柜離開工廠后盡快提供一份裝貨通知給業務部，列明貨柜離廠時間、實際裝貨數量等，并記裝箱號碼和封條號碼作為提單的資料。要求工廠裝柜后一定要記住上封條。
12
委托報關
在拖柜同時將報關所需資料交給合作報關行，委托出口報關及做商檢通關換單。通常要給報關留出兩天時間（船截關前）。委托報關時，應提供一份裝柜資料，內容包括所裝貨物及數量，口岸，船公司，定倉號，柜號，船開截關時間，拖車公司，柜型及數量，本公司的聯系人和電話等。
13
獲得運輸文件
①最遲在開船后兩天內，要將提單補料內容發送給船運公司或貨代。補料要按l/c或客人的要求來做，并給出正確的貨物數量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司隨同提單出的船證明等。
②督促船公司盡快出提單樣板及本地費用帳單。仔細核對提單樣本無誤后，向船公司書面確認提單內容。如果提單需客人確認的，要先傳真提單樣板給客人，得到確認后再要求船公司出正本。
③及時支付運雜費等本地費用，付款后通知船公司及時取得提單正本等運輸文件。
14
準備其他文件
①商業發票：l/c要求提供的文件中，對商業發票要求最嚴格。發票的日期要確定在開證日之后，交貨期之前。發票中的貨物描述要與l/c上的完全相同，小寫和大寫金額都要正確無誤。l/c上對發票的條款應顯示出來，要顯示嘜頭。如果發票需辦理對方大使館認證，一般要提前20天辦理。
②form a原產地證書：form a原產地證要在發貨之前到檢驗檢疫局申辦。需注意的是運輸日期要在l/c的交貨期和開船日之前，在發票日期之后。未能在發貨之前辦理的，要辦理后發證書，需提供報關單，提單等文件。經香港轉運的貨物，form a證書通常要到香港的中國商檢公司辦理加簽，證明未在港對貨物進行再加工。目前市面上有許多代辦form a證的服務，可根據需要找人代辦。
注意：form a，就是普惠制原產地證明書，它是具有法律效力的我國出口產品在給惠國享受在最惠國稅率基礎上進一步減免進口關稅的官方憑證。目前給予我國普惠制待遇的國家共38個。
③一般原產地證 (co,也就是certificate of origin)：一般原產地證可在中國貿易促進會辦理，要求低一些。可在發貨之后不太長的時間內補辦。如果原產地證書要辦理大使館加簽，也和發票一樣要提前20天辦理。目前市面上有許多代辦原產地證的服務，費用一般在100-200元之間，可根據需要找人代辦。
④裝運通知：一般是要求在開船后幾天之內，要通知客人發貨的細節，包括船名，航班次，開船日，預計抵港日，貨物及數量，金額，包裝件數，嘜頭，目的港代理人等。有時l/c要求提供發送證明，如報告書，發函底單等，注意按客人要求的時間內辦理。
⑤裝箱單：裝箱單應清楚地表明貨物裝箱情況。要顯示每箱內裝的數量，每箱的毛重，凈重，外箱尺寸。按外箱尺寸計算出來的總體積要與標明的總體積相符。要顯示嘜頭和箱號以便于客人查找。裝箱單的重量，體積要和提單相符。
15
交單
①采用l/c收匯的，應在規定的交單時間內備齊全部單證并嚴格審單，確保沒有錯誤才交銀行議付。
②采用t/t收匯的，在取得提單后馬上電郵提單復印件給客人付款，確認收到余款后再將提單正本及其他文件（pi,pl,forma或co）寄給客人。切勿在沒有收到尾款時就將正本寄給客戶，客戶一旦拿到提單正本便可以從目的港提貨，增加了供應商收款的風險。付款條款是100%t/t in advance的客戶，可以在發貨前就和貨代溝通選擇提單電放服務。
16
業務登記
每單出口業務在完成后要及時做登記，便于以后查詢統計等。
17
文件存檔
所有的文件、l/c和議付文件必須留存一整套以備查用。
5個風險防范建議
1.了解清楚相關法律法規
●
為了整頓和規范市場經濟秩序，國家制定了一系列進出口法律法規，因此，正確掌握和運用這些法律法規可以規范進出口業務的運作，起到積極有效的防范作用。
在出口業務中，運用《涉外經濟合同法》、《對外貿易法》、《海關法》、《產品質量法》、《出口收匯核銷管理辦法》、《出口貨物退（免）稅若干問題的規定》、《商品檢驗法》等法律法規的有關條款進行比照，分析本筆出口業務的不規范之處和風險大小，最后決策運作與否。
2.進行資信調查
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在對外貿易時選擇交易對象非常重要，需要慎重考察對方身份的真實性，查清對方的資信情況。如看營業執照的正本和副本，并對正本、副本的真實性進行驗證；考察對方資產信用的真實性和履約能力，了解其開設的基本帳戶和經營活動情況，如生產加工能力、出口許可、原材料供應、貨源等。當事人的資信情況關系到其有無承擔債務責任的能力和有無履約誠意。
3.運用規避風險手段
●
為防止信用證欺詐，作為出口商應盡量使用c組貿易術語（如：cfr、cif、cpt、cip等）。另外，要嚴格審核單證，加強對假冒信用證、“軟條款”信用證的識別，一旦發現，應提出修改信用證。
4.簽訂嚴謹的合同
●
如在合同里面訂立品質條款、認證條款、價格條款、檢驗條款、索賠條款、支付條款、運輸條款、定出詳盡的規格、要求等，并要求對方出具法人代表或委托書簽字的文書。
5.保存好各類單證
●
建議出口企提前制定單證保管制度，把外貿單證按照年份、進出口、關區等規則分門別類歸入相應的檔案盒，從接單開始到催款對賬，均做好審查把關，保留好書面文件。


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